1. Frases ambiguas y falta de claridad en el mensaje
Uno de los errores más frecuentes es redactar correos con información vaga o estructuras confusas que pueden generar dudas en el destinatario. Algunas recomendaciones para evitar este problema incluyen:
- Ser específico desde el inicio: indica claramente el objetivo del correo en la primera línea. Por ejemplo:
- Evita: I wanted to follow up on our last conversation.
- Mejor: Following up on our meeting last Monday regarding the budget proposal.
- Utilizar un orden lógico: presenta la información de forma estructurada y coherente: introducción, contenido clave y acción esperada.
- Evitar redundancias: revisa el correo para eliminar repeticiones innecesarias.
- Usar frases claras y directas:
- Evita: It would be great if you could provide some feedback.
- Mejor: Could you provide feedback by Thursday?
2. Uso incorrecto del tono y formalidad
La elección inadecuada del tono puede hacer que un email suene demasiado directo o, por el contrario, excesivamente distante. Algunas claves que puedes utilizar para ajustar el tono son:
- Evitar excesos de cortesía o rigidez innecesaria: frases como I hope this email finds you well pueden sonar forzadas. Ejemplo:
- Evita: I sincerely apologize for any inconvenience this may have caused you.
- Mejor: I appreciate your patience on this matter.
- Equilibrar la formalidad según el destinatario: en el caso de emails profesionales con contacto frecuente, Hi [Name], es suficiente, mientras que para clientes o superiores conviene usar Dear [Name].
- No abusar de las disculpas: frases como Sorry to bother you pueden restarle impacto al mensaje. En su lugar, usa I appreciate your time.
- Evitar tonos demasiado autoritarios:
- Evita: You must submit the report by Monday.
- Mejor: Please submit the report by Monday.
3. Asuntos inefectivos
El asunto es la primera impresión de un correo y determina si será abierto o ignorado por el remitente; por ello, sigue estas estrategias para optimizarlo:
- Evita asuntos genéricos o ambiguos:Quick question no indica la urgencia ni el tema.
- Evita: Update
- Mejor: Meeting rescheduled to March 5th – Please confirm availability.
- Incluye palabras clave relevantes: si el correo trata de una reunión, usa Meeting rescheduled en lugar de Update.
- Mantén la brevedad: recuerda que un asunto efectivo debe tener entre 5 y 10 palabras.
- Evita palabras que pueden activar filtros de spam:
- Evita: Limited time offer!
- Mejor: Exclusive insights on Q2 trends.
4. Errores de gramática y ortografía que afectan la credibilidad
Los errores gramaticales pueden hacer que un mensaje parezca descuidado. Algunos de los más comunes incluyen:
- Confusión entre palabras similares:
- Incorrecto: I will advice you later.
- Correcto: I will advise you later.
- Uso incorrecto de tiempos verbales:
- Incorrecto: I discussed with John and we agreed to send the report tomorrow.
- Correcto: I discussed with John, and we will send the report tomorrow.
- Ortografía incorrecta por influencia del español:
- Incorrecto: Actually, we will launch the product in June.
- Correcto: Currently, we will launch the product in June.
- Errores en preposiciones comunes:
- Incorrecto: Let’s discuss about the issue.
- Correcto: Let’s discuss the issue.
5. Problemas con formato y estructura visual
Un correo con mala organización visual puede hacer que la información pase desapercibida. Para mejorar la estructura:
- Usa párrafos cortos y listados para facilitar la lectura.
- Evita bloques de texto densos:
- Evita: un solo bloque de 10 líneas.
- Mejor: divide la información en párrafos de 2-3 líneas.
- Utiliza negritas o viñetas para destacar información relevante, pero sin abusar de ellas.
- Asegúrate de que la información clave sea fácil de encontrar:
- Evita: Please see the attached document for more details.
- Mejor: You can find the key figures summarized on page 2 of the attached document.
6. Omisión de una acción clara al final del correo
Muchos emails no especifican qué acción se espera del destinatario, lo que puede llevar a confusión o falta de respuesta. Para cerrar el mensaje de manera efectiva:
- Incluye una llamada a la acción clara y específica:
- Evita: Let me know your thoughts.
- Mejor: Could you confirm by Friday if the proposal aligns with your needs?
- Indica el siguiente paso o fecha límite si es necesario.
- Proporciona opciones si es posible:
- Evita: Let me know when you’re available.
- Mejor: Are you available for a call on Tuesday at 10 AM or Thursday at 3 PM?
7. Enviar correos sin revisar
Enviar un email con errores puede restarle impacto y profesionalismo. Antes de enviar, no te olvides de revisar:
- Ortografía y gramática con herramientas automáticas (pero sin depender exclusivamente de ellas).
- Tono y claridad leyendo el mensaje en voz alta.
- Adjuntos y enlaces asegurándote de que estén incluidos.
- Verifica que la información clave está bien resumida y presentada:
- Evita: un correo extenso sin puntos clave.
- Mejor: un resumen en una frase al final del correo: In summary, we need your approval by Wednesday to proceed.
La importancia de la formación en redacción de correos electrónicos en inglés
Un correo bien escrito puede marcar la diferencia entre una comunicación fluida y un malentendido innecesario. Evitar errores comunes no solo mejora la claridad del mensaje, sino que también transmite profesionalismo y seguridad. Sin embargo, dominar la redacción en inglés requiere más que solo conocimientos gramaticales; también implica entender el tono, la estructura y la etiqueta adecuada para cada contexto.
En Kleinson, podemos ayudar a tu organización con nuestra formación especializada en redacción de comunicaciones escritas en inglés, donde proporcionamos herramientas prácticas para asegurar que cada email cumpla su propósito y refuerce una imagen profesional sólida.
