La formalidad se ha ido perdiendo cada vez más gracias a la facilidad y rapidez que supone entregar un mensaje hoy día. De hecho, se ha llegado al extremo de comunicarse de forma más casual por medios digitales como el correo electrónico, perdiendo con ello gran presencia y relevancia en el mensaje que se desea transmitir.
Sin embargo, a nivel profesional hay casos en los que sí que se exige un mínimo de formalidad al redactar, sobre todo si se trata de redactar un email en inglés donde, inevitablemente, se debe optar por un enfoque más estricto en la escritura. Por tanto, es necesario preguntarse no solo cómo redactar un email en inglés profesional, sino también, cómo escribir un correo en inglés.
Desde Kleinson queremos darte todas las claves para que redactar emails formales en inglés se convierta en una tarea sencilla.
Bien sea que se trate de temas de negocios o cualquier otro tópico que necesite ser abordado de manera profesional, si se quiere enviar emails en inglés formales es necesario que se sigan al menos ciertas reglas básicas en cuanto a redacción se refiere, siendo estas reglas las que bien se enumeran a continuación:
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En pocas palabras, el tema central de toda la misiva. ¡Nunca saludes en el asunto! Esto demuestra muy poca formalidad y profesionalismo.
Lo más común cuando se trata de formalidad en inglés son saludos como los siguientes: «Dear Mrs. Rogers,«, «Dear Julian Roberts,» y afines.
Ten en cuenta que después del saludo en inglés se utiliza una coma (,) y no los dos puntos (:) como en español.
Si no conocemos a la persona a la que nos dirigimos, entonces es recomendable utilizar «Dear Sir or Madam,» o, incluso de forma más general, «To whom it may concern,«.
¡Pero deja de lado saludos informales como «Hi«, «Hello» o el nombre del destinatario sin más!
Una vez hecho el saludo correspondiente, conviene seguir la siguiente estructura básica para la redacción en otro idioma. Dichas partes de un email en inglés son las que siguen:
Es la parte del email donde, tras los saludos iniciales, debemos aprovechar para presentarnos correctamente al destinatario.
La manera más habitual para presentarnos suele ser dando nuestro nombre «My name is…» seguido del puesto de trabajo «and I am Digital Marketer at (nombre de la empresa)«. También se puede utilizar «I work for (nombre de la empresa) as a Human Resources manager.»
Antes de continuar con el motivo de nuestro correo, esta parte donde pedir disculpas si nos hemos demorado en responder algún email previo. Para ello, te recomendamos hacerlo de una de las siguientes formas:
Esta parte es donde se explican las necesidades que te llevaron redactar esta misiva profesional en inglés. En este caso, se recomienda valerse de diversos párrafos para estructurar la idea central del texto y no divagar al momento de explicar lo necesario. Mientras más concreto sea el mensaje, mejor.
La forma de iniciar este apartado dependerá en función de la información que necesites comunicar y el propósito del correo. Así puedes utilizar alguna de las siguientes formas de ejemplo:
Es frecuente que los correos vayan acompañados de alguna documentación adjunta que deseemos compartir con la persona destinataria. Por ello, podemos indicárselo de una de las siguientes maneras en inglés formal:
Este bloque culmina toda la comunicación y es donde debes despedirte de forma profesional y sensata.
Por tanto, una vez hayas incluido todo lo que quisieses transmitir, puedes valerte de frases como las siguientes para despedirte y dar las gracias:
Antes de firmar el correo, recuerda indicar al destinatario que esperas una respuesta a tu correo. Puedes expresarlo de alguna de las siguientes maneras:
En su defecto, hazlo con una firma electrónica que te identifique como remitente del correo, siendo indispensable que coloques la siguiente información como firma del email:
Ten en cuenta las reglas mencionadas de la redacción profesional en inglés y procura siempre redactar de la manera más formal posible siempre que sea necesario.
Los emails en inglés informales abundan en la red y pueden causar una mala reacción en el destinatario que podría dañar e incluso acabar con una buena relación con clientes o proveedores internacionales. Por consiguiente, acuérdate de aplicar siempre estas recomendaciones:
Ahora sí, sabiendo cómo empezar un email en inglés, cómo despedirse en un email en inglés y hasta cómo hacer un email formal en inglés, ¿a qué esperas para poner todo esto en práctica?
En Kleinson podemos ayudarte a formar a todo tu equipo para dotarles de las herramientas y técnicas indispensables para tener un estilo de redacción en inglés impoluto y único. No dudes en consultar nuestro curso de comunicación escrita en inglés.
