El uso del inglés forma parte de la actividad cotidiana de muchos profesionales que trabajan con clientes, proveedores, colaboradores o equipos internacionales. En ese contexto, una llamada de trabajo puede exigir algo más que conocer el idioma: hay que comprender al interlocutor sin apoyarse en elementos visuales, responder en tiempo real y asegurarse de que la información importante queda clara para ambas partes.
Por eso, disponer de un buen nivel de inglés no garantiza necesariamente desenvolverse con la misma facilidad en una conversación telefónica profesional. La situación comunicativa también importa: una llamada puede requerir explicar un problema, solicitar información, confirmar datos, acordar próximos pasos o reaccionar ante algo que no habíamos previsto.
Las llamadas, videollamadas y reuniones virtuales forman parte de los canales habituales de comunicación profesional. Cada uno plantea sus propias exigencias, pero en una llamada telefónica desaparece además buena parte de la información visual que utilizamos para interpretar una conversación cara a cara.
Cuando la conversación se desarrolla en inglés, pueden aparecer dificultades adicionales: entender diferentes acentos, seguir una conversación rápida, identificar datos concretos, intervenir en el momento adecuado o pedir una aclaración sin interrumpir el desarrollo de la llamada.
Por ello, preparar la situación y disponer de algunos recursos comunicativos puede ayudar a desenvolverse con mayor eficacia en una llamada de trabajo en inglés.
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Antes de descolgar el teléfono, es conveniente informarse sobre el tema que se va a tratar e incluso, cuando sea relevante, sobre el interlocutor y su empresa. Realizar un guion previo con los puntos que queremos tratar, identificar el vocabulario relacionado o tener preparadas algunas preguntas puede facilitar el desarrollo de la conversación.
Si es necesario, anota las cuestiones principales para poder seguirlas durante la llamada. El objetivo no es preparar cada frase de antemano, sino tener claro qué necesitamos comunicar, qué información queremos obtener y qué debería quedar acordado al finalizar.
Esta preparación resulta especialmente útil cuando la llamada tiene un objetivo concreto —resolver una incidencia, solicitar información, negociar un plazo o tomar una decisión— y necesitamos concentrar nuestra atención en la conversación en lugar de buscar continuamente cómo expresar cada idea.
En una llamada telefónica, la voz, el ritmo y la forma de responder adquieren especial importancia porque no contamos con el mismo apoyo visual que en una conversación presencial o una videollamada.
Por eso, conviene estar concentrado y evitar, cuando sea posible, realizar otras tareas al mismo tiempo. Tener claros los puntos principales y disponer de las notas necesarias también puede reducir parte de la carga que supone pensar simultáneamente en el contenido y en el idioma.
No es necesario intentar ocultar a toda costa que estamos hablando en una lengua que no es la nuestra. El objetivo de una llamada profesional no es parecer un hablante nativo, sino conseguir que la comunicación sea suficientemente clara y eficaz para la situación.
En una conversación telefónica de trabajo en inglés conviene comunicar las ideas de manera clara y concisa. Tener identificado el objetivo de la llamada ayuda a evitar explicaciones innecesariamente complejas y facilita que ambas partes puedan seguir la conversación.
Ser breve no significa responder únicamente con frases cortas ni eliminar información importante. Significa estructurar el mensaje, presentar primero la información necesaria y comprobar que el interlocutor puede seguir lo que estamos explicando.
Cuando una idea es compleja, puede ser preferible dividirla en varios puntos y confirmar cada uno antes de continuar.
Antes de la llamada puede ser útil revisar el vocabulario relacionado con el tema que vamos a tratar y algunas expresiones habituales en este tipo de conversaciones. No se trata de memorizar un diálogo completo, sino de reducir el esfuerzo necesario para formular aquellas intervenciones que probablemente necesitaremos.
También puede resultar útil tener a mano términos específicos del proyecto, producto, cliente o situación sobre la que vamos a hablar.
Las fórmulas para iniciar y finalizar una conversación, pedir hablar con alguien, dejar un mensaje o solicitar una aclaración tienen sus propias convenciones. Hemos recopilado estas y otras expresiones para realizar llamadas telefónicas en inglés, que pueden servir como referencia antes de una conversación profesional.
La finalidad de muchas llamadas profesionales es obtener, transmitir o acordar información. Por ello, si hay algo que no se ha entendido, es preferible pedir que lo repitan o que confirmen un nombre, un número, una dirección, una fecha o cualquier otro dato relevante.
Pedir una aclaración no significa necesariamente que nuestro nivel de inglés sea insuficiente. Incluso entre personas con un buen dominio del idioma pueden producirse dificultades por la calidad de la conexión, la velocidad de habla, diferentes acentos, ruido ambiental o simplemente porque la información es compleja.
También es recomendable recapitular la información importante antes de finalizar la llamada. Confirmar qué se ha decidido, quién debe hacer qué o cuáles son los próximos pasos permite detectar posibles malentendidos antes de colgar.
En determinadas situaciones, puede ser útil confirmar posteriormente por escrito los acuerdos o datos más relevantes.
Como ocurre con otras situaciones de comunicación profesional, la práctica ayuda a familiarizarse con las exigencias específicas de una llamada en inglés. Podemos ensayar cómo iniciar una conversación, explicar el motivo de la llamada, formular preguntas, pedir aclaraciones, responder ante información inesperada o cerrar la conversación.
También es útil exponerse a diferentes velocidades de habla y acentos, ya que una conversación real no siempre se desarrollará exactamente como la habíamos preparado.
La práctica resulta especialmente útil cuando reproduce situaciones próximas a las que el profesional necesita afrontar en su puesto. Ensayar una llamada genérica puede ayudar con el idioma; practicar una llamada similar a la que tendremos que mantener con un cliente, proveedor o compañero permite trabajar además cómo utilizarlo en ese contexto profesional.
Una llamada telefónica puede resultar más exigente que otras situaciones de comunicación porque elimina parte de las señales visuales que utilizamos para interpretar a nuestro interlocutor. No podemos apoyarnos de la misma manera en gestos, expresiones faciales o determinados elementos del contexto para completar lo que estamos escuchando.
Además, la conversación se produce en tiempo real. Hay que escuchar, interpretar la información, decidir qué responder y formular la respuesta mientras la interacción continúa. Si la llamada se desarrolla en una segunda lengua, estas tareas pueden requerir un esfuerzo adicional.
Por eso, la dificultad de una llamada profesional en inglés no depende únicamente del nivel lingüístico. También intervienen la familiaridad con la situación, el tema tratado, el interlocutor, la capacidad para gestionar malentendidos y la experiencia utilizando el idioma bajo las condiciones propias de una conversación telefónica.
El nivel de inglés necesario dependerá, entre otros factores, de la complejidad de la conversación. No exige lo mismo confirmar una fecha o solicitar un dato que explicar un problema técnico, negociar determinadas condiciones o gestionar una conversación con varios puntos de desacuerdo.
Tener un mayor dominio del idioma amplía los recursos disponibles, pero desenvolverse eficazmente en una llamada también implica saber estructurar el mensaje, pedir aclaraciones, confirmar información y reaccionar cuando la conversación se desvía de lo previsto.
Por eso, mejorar el inglés profesional no consiste únicamente en ampliar vocabulario o corregir errores gramaticales. También requiere aprender a utilizar esos recursos lingüísticos en las situaciones en las que el profesional necesita comunicarse.
Las llamadas profesionales son solo una de las situaciones en las que puede ser necesario utilizar el inglés en el trabajo. Prepararlas, practicar situaciones similares y desarrollar recursos para reaccionar ante dificultades puede ayudar a trasladar los conocimientos lingüísticos a una situación real de comunicación.
El objetivo no es realizar una llamada perfecta ni hablar como un nativo, sino conseguir que el idioma permita hacer aquello para lo que necesitamos utilizarlo: explicar, preguntar, comprender, confirmar y llegar al resultado profesional que requiere la conversación.
