Las empresas que venden sus productos o servicios en otros países necesitan comunicarse con clientes, distribuidores, proveedores y socios internacionales. Sin embargo, no todos sus profesionales necesitan los mismos idiomas ni el mismo nivel de competencia lingüística.
Determinar qué nivel de idiomas necesita una empresa para exportar exige analizar los mercados en los que opera, las funciones de cada departamento y las situaciones profesionales en las que se utilizarán esos idiomas.
La planificación lingüística de una empresa exportadora consiste en definir qué idiomas necesita la organización, qué nivel requiere cada puesto y cómo desarrollar las capacidades necesarias de acuerdo con sus objetivos comerciales.
En abril de 2013, el entonces secretario de Estado de Comercio, Jaime García-Legaz, abordó las perspectivas del comercio exterior español en un encuentro organizado por Cinco Días. Aquellas intervenciones reflejaban la importancia que había adquirido la actividad exportadora para las empresas españolas.
Más allá de aquel momento económico, la cuestión sigue siendo relevante: ¿están las empresas lingüísticamente preparadas para trabajar con los mercados en los que quieren competir?
Una organización puede disponer de productos competitivos, capacidad técnica y oportunidades comerciales en el exterior, pero también necesita que los profesionales que intervienen en esas operaciones puedan comunicarse adecuadamente con sus interlocutores.
Desde Kleinson defendemos la necesidad de profesionalizar la gestión de los idiomas en las empresas, especialmente cuando forman parte de su actividad internacional.
Esto significa dejar de considerar las necesidades lingüísticas como una cuestión homogénea y empezar a definirlas según las funciones reales de cada puesto.
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La respuesta depende de sus mercados, sus clientes y sus relaciones comerciales.
El inglés puede ser una lengua de trabajo habitual en numerosos entornos internacionales, pero no siempre será el único idioma necesario ni necesariamente el más adecuado para todas las situaciones.
Una empresa que exporta a distintos países puede necesitar combinar varios idiomas en función de sus interlocutores y de las responsabilidades de sus profesionales.
Por eso, antes de seleccionar cursos, conviene responder a preguntas concretas:
El idioma que necesita una empresa exportadora no debería determinarse únicamente por el país de destino, sino también por las relaciones profesionales que mantiene en ese mercado.
Una de las decisiones más importantes es establecer qué nivel de idiomas necesita la empresa en cada departamento y para cada puesto de trabajo.
No tiene por qué requerir el mismo nivel una persona que realiza gestiones documentales, un profesional que atiende consultas comerciales o un responsable que negocia acuerdos con distribuidores internacionales.
Además, un mismo nivel general de idioma no garantiza necesariamente la misma autonomía en todas las actividades profesionales.
Por ejemplo, una persona puede comprender documentación escrita con facilidad y, al mismo tiempo, necesitar desarrollar mayor soltura para participar en conversaciones telefónicas o reuniones.
Por eso, la definición de necesidades debería contemplar tanto el nivel lingüístico como las tareas concretas en las que se utilizará.
La pregunta no es únicamente qué nivel de inglés, francés o alemán necesita un puesto, sino qué debe ser capaz de hacer su ocupante utilizando ese idioma.
Esta distinción permite formular objetivos lingüísticos más próximos a las responsabilidades reales de cada profesional.
Una vez definidos los niveles necesarios, llega otra cuestión que ya planteábamos en el enfoque original de Kleinson: relacionar esas necesidades con el presupuesto disponible para formación en idiomas.
El presupuesto no siempre permite abordar todas las necesidades al mismo tiempo.
Por ello, conviene distinguir entre aquellas capacidades lingüísticas que ya son necesarias para desarrollar la actividad internacional y aquellas que serán relevantes en futuras etapas de expansión.
Por ejemplo, una empresa puede priorizar la preparación de los profesionales que comenzarán a atender un nuevo mercado antes que otras necesidades cuya aplicación esté prevista a más largo plazo.
Esto no significa abandonar el desarrollo lingüístico del resto de la organización, sino establecer una secuencia coherente con las prioridades empresariales.
La planificación lingüística permite relacionar los recursos de formación con los puestos y situaciones en los que el idioma tiene una aplicación profesional concreta.
Una vez identificados los idiomas y niveles necesarios, es posible determinar dónde existen las principales diferencias entre las capacidades actuales y las requeridas.
Estas diferencias pueden aparecer en distintos departamentos, funciones o situaciones profesionales.
La prioridad no debería establecerse únicamente en función del nivel general de una persona, sino también de la importancia del idioma para su trabajo y del momento en el que tendrá que utilizarlo.
Así, una necesidad lingüística puede ser especialmente relevante cuando afecta a profesionales que mantienen contacto frecuente con clientes internacionales o que van a asumir nuevas responsabilidades comerciales.
El objetivo es identificar dónde debe mejorar la capacidad lingüística de la empresa para responder a sus necesidades exportadoras.
El texto original de este artículo planteaba una condición que sigue siendo importante: la empresa, el profesional y el proveedor de formación deben asumir responsabilidades en el proceso.
La empresa necesita definir qué espera conseguir y facilitar las condiciones para que la formación pueda desarrollarse.
Los profesionales deben conocer los objetivos de aprendizaje y participar activamente en su desarrollo.
Por su parte, el proveedor de formación debe diseñar una intervención adecuada a las necesidades identificadas y facilitar información sobre la evolución de los participantes.
Cuando estas responsabilidades no están claras, la formación puede convertirse en una actividad desconectada de las necesidades que justificaron su puesta en marcha.
El compromiso compartido ayuda a mantener la relación entre los objetivos lingüísticos de la organización y el aprendizaje de sus profesionales.
El artículo original terminaba con una pregunta: «¿Hasta cuándo la formación de idiomas se va a considerar un beneficio social?».
La cuestión sigue siendo pertinente, aunque no es necesario plantearla como una elección excluyente.
La formación lingüística puede aportar beneficios personales y profesionales a quienes participan en ella. Pero cuando una empresa necesita utilizar determinados idiomas para vender, atender clientes, negociar o gestionar relaciones internacionales, también existe una necesidad organizativa concreta.
La diferencia está en si la formación se ofrece como un beneficio general o si se planifica para responder a funciones y objetivos profesionales identificados.
Ambas finalidades pueden coexistir. Lo importante es distinguirlas para diseñar actuaciones coherentes con cada una.
Para una empresa exportadora, profesionalizar la gestión lingüística significa pasar de ofrecer formación en idiomas de manera general a identificar qué idiomas, niveles y capacidades necesita cada función para desarrollar su actividad internacional.
Este proceso requiere relacionar los mercados de la empresa con los puestos implicados, definir necesidades, establecer prioridades y organizar la formación de acuerdo con ellas.
No se trata de exigir el mismo nivel de idiomas a toda la plantilla, sino de conseguir que las personas que necesitan utilizarlos en su trabajo dispongan de las capacidades adecuadas.
Una empresa está mejor preparada lingüísticamente para exportar cuando conoce qué idiomas necesita, quién debe utilizarlos, para qué situaciones y qué capacidades debe desarrollar.
