Si te estás planteando implementar un curso de inglés en tu organización, es probable que te preguntes a quién incluir en el programa de formación de idiomas de tu empresa.
La respuesta no debería depender únicamente del nivel lingüístico, del puesto jerárquico o del interés de cada profesional. Para priorizar la formación conviene analizar quién necesita realmente utilizar el idioma, en qué situaciones, con qué frecuencia y qué consecuencias puede tener no disponer de la capacidad necesaria.
Seleccionar y priorizar correctamente a los participantes permite concentrar los recursos en las necesidades lingüísticas más relevantes para la organización y adaptar posteriormente la formación a los diferentes perfiles.
En Kleinson, este análisis forma parte de nuestra consultoría de idiomas, en la que analizamos las necesidades lingüísticas de la organización antes de diseñar la formación.
En la formación de idiomas se debe tener en cuenta que el aprendizaje de una segunda lengua requiere tiempo, práctica y continuidad. No se trata de adquirir una habilidad aislada en un curso específico: aprender un idioma es un proceso progresivo cuya utilidad dependerá también de la posibilidad de aplicarlo en situaciones reales de trabajo. Por ello, es importante determinar qué profesionales deben incluirse en el programa.
Esto no significa que la formación deba limitarse exclusivamente a quienes ya utilizan el idioma. También puede ser necesario preparar a profesionales que asumirán nuevas responsabilidades, participarán en proyectos internacionales o necesitarán utilizarlo en un futuro próximo.
Una vez identificados los profesionales que pueden necesitar formación, conviene analizar sus necesidades antes de decidir cómo organizar el aprendizaje. El perfil de los participantes, el uso que hacen del idioma y los objetivos profesionales ayudarán posteriormente a definir la formación más adecuada.
El nivel lingüístico es una parte de este análisis, pero debe interpretarse junto con las necesidades del puesto. El objetivo es conocer la distancia entre las capacidades que tiene actualmente cada profesional y las que necesita para utilizar el idioma con eficacia en su trabajo.
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Para decidir quién debe acceder primero a la formación, no basta con clasificar a los profesionales según su nivel. La prioridad puede establecerse analizando conjuntamente diferentes factores relacionados con el puesto y con el uso previsto del idioma.
La prioridad de formación puede analizarse a partir de cinco criterios principales:
| Criterio | Qué analizar | Cuándo aumenta la prioridad |
|---|---|---|
| Necesidad de uso | Si el idioma es necesario para desempeñar el puesto | Cuando forma parte habitual o relevante de las funciones |
| Frecuencia | Con qué frecuencia necesita utilizarlo | Cuando el uso es recurrente |
| Importancia de las situaciones | Para qué necesita comunicarse | Cuando interviene en reuniones, negociaciones, presentaciones, proyectos o relaciones relevantes |
| Brecha de capacidad | Diferencia entre las capacidades actuales y las necesarias | Cuando la distancia dificulta el desempeño |
| Necesidades futuras | Cambios previstos en el puesto o la organización | Cuando existen nuevas responsabilidades, proyectos internacionales o expansión |
El primer criterio es determinar si el profesional necesita utilizar otro idioma para desempeñar sus funciones actuales o si previsiblemente tendrá que hacerlo en un futuro próximo.
No tiene la misma necesidad quien utiliza el idioma de forma ocasional que quien participa semanalmente en reuniones, mantiene contacto habitual con clientes internacionales o trabaja de forma continua con equipos de otros países.
También debe analizarse qué ocurre en esas interacciones. Negociar condiciones con un cliente, presentar una propuesta, resolver una incidencia o coordinar un proyecto pueden requerir niveles de desempeño diferentes y tener consecuencias distintas para la organización.
La prioridad también depende de la distancia entre las capacidades lingüísticas actuales del profesional y las que necesita para realizar su trabajo. Una brecha importante en una función con alta exposición al idioma puede justificar una intervención prioritaria.
La formación puede anticiparse a nuevas responsabilidades. Promociones, expansión internacional, incorporación a proyectos globales o cambios de función pueden hacer necesario desarrollar capacidades lingüísticas antes de que la necesidad sea inmediata.
Para evaluar el perfil de los participantes, se tiene en cuenta a aquellos profesionales que requieren una segunda lengua para realizar eficazmente determinadas funciones profesionales, así como a quienes previsiblemente la necesitarán ante nuevas responsabilidades o proyectos.
Para establecer estos perfiles, resulta útil combinar una prueba de nivel con el análisis de las necesidades asociadas al puesto. De este modo, pueden distinguirse diferentes grados de prioridad según la necesidad de utilizar el idioma y la distancia existente entre las capacidades actuales y las requeridas.
Por tanto, nivel lingüístico y necesidad de formación no son lo mismo. Un profesional puede tener un nivel avanzado y una necesidad alta porque utiliza el idioma constantemente, mientras que otro con un nivel inferior puede tener una prioridad menor si apenas necesita utilizarlo en su función.
Este perfil corresponde a profesionales para quienes el uso del idioma tiene una importancia elevada en el desempeño de sus funciones.
Pueden participar habitualmente en reuniones internacionales, negociar con clientes o proveedores, realizar presentaciones, coordinar equipos entre países o asumir otras situaciones en las que la comunicación tiene consecuencias relevantes para su trabajo o para la organización.
La prioridad no viene determinada por la posición jerárquica, sino por la importancia que tiene el idioma para el desempeño y por la distancia entre las capacidades actuales y las necesarias.
En este perfil pueden plantearse programas más intensivos o personalizados, combinando, cuando resulte adecuado, clases individuales o grupales, formación virtual o presencial y actividades dirigidas a situaciones profesionales específicas. La combinación concreta dependerá de las necesidades, objetivos, nivel de partida y disponibilidad de cada participante.
Uno de los mayores retos de este perfil puede ser adaptar el programa a la disponibilidad de profesionales con agendas exigentes, por lo que la organización de la formación también debe tener en cuenta las posibilidades reales de participación y continuidad.
Son profesionales que requieren el idioma para realizar determinadas funciones de su puesto de trabajo o que previsiblemente necesitarán utilizarlo con mayor frecuencia ante la evolución de sus responsabilidades.
En su caso, puede ser necesario utilizar el idioma para comunicarse en conferencias, presentaciones, reuniones u otras situaciones profesionales, aunque la frecuencia o criticidad de estas interacciones sea menor que en el perfil anterior.
La formación puede orientarse a consolidar las capacidades necesarias para estas situaciones y reducir progresivamente la distancia entre el nivel actual y el requerido por el puesto.
Este perfil incluye a profesionales para quienes el idioma no resulta actualmente crítico para el desempeño de sus funciones o se utiliza de manera muy ocasional.
En algunos casos, la formación puede ofrecerse como parte de una política de desarrollo profesional o beneficio corporativo, tal como planteaba el programa original. En otros, puede servir para mantener capacidades ya adquiridas o preparar necesidades que todavía no son prioritarias.
La existencia de una necesidad baja no significa que la formación carezca de valor, sino que su prioridad respecto a otros perfiles puede ser menor cuando los recursos disponibles son limitados.
Cuando no es posible ofrecer el mismo nivel de formación a toda la organización, la priorización debería basarse en la necesidad profesional y no únicamente en la jerarquía, la antigüedad o el interés individual.
Una forma práctica de establecer prioridades es combinar tres variables: la importancia del idioma para el puesto, la frecuencia con la que debe utilizarse y la brecha entre las capacidades actuales y las necesarias. También pueden incorporarse necesidades futuras cuando existen cambios de función, proyectos internacionales o planes de expansión ya previstos.
Cuanto mayor sea la necesidad de utilizar el idioma y mayor sea la distancia respecto al desempeño requerido, mayor puede ser la prioridad de formación.
Una prueba de nivel responde a la pregunta “¿qué capacidad lingüística tiene actualmente esta persona?”, mientras que el análisis de necesidades responde a “¿qué capacidad necesita para desempeñar su trabajo?”. La decisión sobre quién debe recibir formación surge de comparar ambas respuestas.
Por eso, seleccionar participantes únicamente a partir del nivel puede llevar a invertir recursos en personas con poca necesidad profesional o, al contrario, a no priorizar perfiles que ya tienen un nivel razonable pero necesitan desarrollar capacidades específicas para situaciones de mayor exigencia.
La selección de participantes es solo una de las decisiones que forman parte de un plan de formación en idiomas para empresas, junto con el diagnóstico, la definición de objetivos, el diseño del aprendizaje y su seguimiento.
En puestos con exposición internacional, identificar la necesidad formativa también requiere comprender qué situaciones debe afrontar realmente cada profesional. Utilizar otro idioma para una conversación ocasional no plantea las mismas exigencias que negociar, influir, liderar una reunión o coordinarse habitualmente con personas de otros países.
En estos contextos, el idioma puede ser una parte de una necesidad de desempeño más amplia, en la que también intervienen competencias profesionales, comunicación e inteligencia cultural. Esta visión es la que aplicamos en International Performance Training® (IPT®) cuando las necesidades del puesto van más allá del desarrollo puramente lingüístico.
Por tanto, para optimizar el presupuesto destinado a la formación de idiomas, conviene conocer primero qué nivel requiere cada puesto, qué capacidades tiene actualmente cada profesional y qué distancia existe entre ambas situaciones.
En Kleinson, nuestro trabajo de consultoría permite analizar estas variables y establecer diferentes niveles de necesidad y prioridad antes de diseñar el programa de formación.
De este modo, la inversión puede concentrarse allí donde el idioma tiene mayor impacto sobre el desempeño actual o futuro de los profesionales, sin aplicar necesariamente la misma solución a toda la organización.
