La formalidad se ha ido perdiendo cada vez más gracias a la facilidad y rapidez que supone entregar un mensaje hoy día. De hecho, se ha llegado al extremo de comunicarse de forma más casual por medios digitales como el correo electrónico, perdiendo con ello gran presencia y relevancia en el mensaje que se desea transmitir.
Sin embargo, a nivel profesional hay casos en los que sí que se exige un mínimo de formalidad al redactar, sobre todo si se trata de redactar un email en inglés donde, inevitablemente, se debe optar por un enfoque más estricto en la escritura. Por tanto, es necesario preguntarse no solo cómo redactar un email en inglés profesional, sino también, cómo escribir un correo en inglés.
Reglas básicas para escribir un correo formal en inglés
Bien sea que se trate de temas de negocios o cualquier otro tópico que necesite ser abordado de manera profesional, si se quiere enviar emails en inglés formales es necesario que se sigan al menos ciertas reglas básicas en cuanto a redacción se refiere, siendo estas reglas las que bien se enumeran a continuación:
El asunto (o subject) del email en inglés siempre ha de ser simple y conciso
En pocas palabras, el tema central de toda la misiva. ¡Nunca saludes en el asunto! Esto demuestra muy poca formalidad y profesionalismo.
Siempre se debe comenzar el correo electrónico con un saludo formal
Lo más común cuando se trata de formalidad en inglés son saludos como los siguientes: “Dear Mrs. Rogers”, “Dear Julian Rogers”, “Dear Sir or Madam” y afines. ¡Deja de lado saludos informales como “Hi”, “Hello” o el nombre del destinatario sin más!
El texto del email debe estar estructurado
Una vez hecho el saludo correspondiente, conviene seguir la siguiente estructura básica para la redacción en otro idioma. Dichas partes de un email en inglés son las que siguen:
- Introducción: es la parte del email donde, aparte de los saludos, se debe explicar de forma resumida el motivo del email. La frase común para empezar con la introducción suele ser “My name is”, “I am writing with regard to…”, “I Would like to…”, entre otras frases similares.
- Cuerpo: donde se explican las necesidades que llevaron a la redacción de esta misiva profesional en inglés. En este caso, se recomienda valerse de diversos párrafos para estructurar la idea central del texto y no divagar al momento de explicar lo necesario. Mientras más concreto sea el mensaje, mejor.
- Conclusión: donde se culmina toda la comunicación y en donde es necesario que te despidas de forma profesional y sensata. Para esta despedida, puedes valerte de frases tales como:
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- “Let me know if you need anything else.”
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- “If you have any questions, do not hesitate to contact me.”
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- “Please, feel free to contact me if you have any questions.”
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- “Thank you for your help.”
Es indispensable que siempre firmes el correo electrónico con tu nombre
En su defecto, hazlo con una firma electrónica que te identifique como remitente del correo, siendo indispensable que coloques la siguiente información como firma del email:
- Nombre
- Puesto que se ocupa en la empresa
- Nombre de la compañía a la que representas
- Información de contacto particular
Los emails en inglés informales abundan en la red y cuesta identificarlos de forma certera. Por ello, ten en cuenta las reglas mencionadas de la redacción profesional en inglés y procura siempre redactar de la manera más formal posible siempre que sea necesario.
Consejos para redactar un email en inglés profesional
- Evita hacer uso alguno de mayúsculas en las redacciones formales en inglés, ya que las mayúsculas se pueden interpretar como una forma desesperada de llamar la atención lo que, contrario a lo que parece, hará que toda comunicación sea vistas de manera más informal de lo que aparenta.
- Utiliza siempre una dirección de correo electrónico seria y muy formal, dejando de lado ese correo electrónico que seguramente creaste hace un par de años atrás. ¡Esto demuestra profesionalismo sin duda!
- Evita utilizar las siguientes palabras al redactar un correo electrónico en inglés formal:
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- “Best”
- “Kind regards”
- “Best wishes”
- “Best regards”
- “Thanks” (así a secas)
- “Regards” (así a secas)
- No utilices abreviaciones dentro de un email profesional en inglés. Pese a lo cómodo que pueda ser implementarlas, dichas abreviaciones puedan dar la impresión de que el mensaje no es lo suficientemente importante como para ser expresado con toda la claridad que permite el idioma escrito. En vez de escribir “I’m gone”, opta por escribir “I am gone”.
- Utiliza el presente continuo en vez del presente simple, ya que este suena mucho más profesional y formal que el presente tradicional. ¡Esto también aplica para el saludo formal en inglés en email!
Ahora sí, sabiendo cómo empezar un email en inglés, cómo despedirse en un email en inglés y hasta cómo hacer un email formal en inglés, ¿a qué esperas para poner todo esto en práctica?
