Cómo redactar un email en inglés profesional

La formalidad se ha ido perdiendo cada vez más gracias a la facilidad y rapidez que supone entregar un mensaje hoy día. De hecho, se ha llegado al extremo de comunicarse de forma más casual por medios digitales como el correo electrónico, perdiendo con ello gran presencia y relevancia en el mensaje que se desea transmitir.

Sin embargo, a nivel profesional hay casos en los que sí que se exige un mínimo de formalidad al redactar, sobre todo si se trata de redactar un email en inglés donde, inevitablemente, se debe optar por un enfoque más estricto en la escritura. Por tanto, es necesario preguntarse no solo cómo redactar un email en inglés profesional, sino también, cómo escribir un correo en inglés.

Desde Kleinson queremos darte todas las claves para que redactar emails formales en inglés se convierta en una tarea sencilla.

Reglas básicas para escribir un correo formal en inglés

Bien sea que se trate de temas de negocios o cualquier otro tópico que necesite ser abordado de manera profesional, si se quiere enviar emails en inglés formales es necesario que se sigan al menos ciertas reglas básicas en cuanto a redacción se refiere, siendo estas reglas las que bien se enumeran a continuación:

El asunto (o subject) del email en inglés siempre ha de ser simple y conciso

En pocas palabras, el tema central de toda la misiva. ¡Nunca saludes en el asunto! Esto demuestra muy poca formalidad y profesionalismo.

Siempre se debe comenzar el correo electrónico con un saludo formal

Lo más común cuando se trata de formalidad en inglés son saludos como los siguientes: “Dear Mrs. Rogers,“, “Dear Julian Roberts,” y afines.

Ten en cuenta que después del saludo en inglés se utiliza una coma (,) y no los dos puntos (:) como en español. 

Si no conocemos a la persona a la que nos dirigimos, entonces es recomendable utilizar “Dear Sir or Madam,” o, incluso de forma más general, “To whom it may concern,“.

¡Pero deja de lado saludos informales como “Hi“, “Hello” o el nombre del destinatario sin más!

El texto del email debe estar estructurado

Una vez hecho el saludo correspondiente, conviene seguir la siguiente estructura básica para la redacción en otro idioma. Dichas partes de un email en inglés son las que siguen:

Introducción

Es la parte del email donde, tras los saludos iniciales, debemos aprovechar para presentarnos correctamente al destinatario.

La manera más habitual para presentarnos suele ser dando nuestro nombre “My name is…” seguido del puesto de trabajo “and I am Digital Marketer at (nombre de la empresa)“. También se puede utilizar “I work for (nombre de la empresa) as a Human Resources manager.”

Antes de continuar con el motivo de nuestro correo, esta parte donde pedir disculpas si nos hemos demorado en responder algún email previo. Para ello, te recomendamos hacerlo de una de las siguientes formas:

• “I sincerely apologize for the delay in responding to your email.“
• “Please accept my sincere apologies for the tardiness in my reply.“
• “I apologize for not responding to your email in a timely manner.“
• “I regret the delay in getting back to you and apologize for any inconvenience it may have caused.“
• “I would like to extend my apologies for the delayed response to your email.“
• “I apologize for the late response and any inconvenience it may have caused.“

Cuerpo

Esta parte es donde se explican las necesidades que te llevaron redactar esta misiva profesional en inglés. En este caso, se recomienda valerse de diversos párrafos para estructurar la idea central del texto y no divagar al momento de explicar lo necesario. Mientras más concreto sea el mensaje, mejor.

La forma de iniciar este apartado dependerá en función de la información que necesites comunicar y el propósito del correo. Así puedes utilizar alguna de las siguientes formas de ejemplo:

• “I am writing with regard to/reference to/regarding/concerning…” de manera más general para expresar la razón por la que escribes.
• “I am writing to express my gratitude for…/I would like to thank you for…” para expresar agradecimiento por algo.
• “I am writing to inquire about/to request…” si necesitas solicitar información; o “I am writing to inform you that…” si, por el contrario quieres informar sobre algo.
• “I am writing to follow up on…” si lo que deseas es hacer seguimiento a algún tema ya tratado con anterioridad.
• “I am sorry to inform you that…” o “I deeply regret to inform you that…” si el correo que escribes es para dar alguna mala noticia. 

Es frecuente que los correos vayan acompañados de alguna documentación adjunta que deseemos compartir con la persona destinataria. Por ello, podemos indicárselo de una de las siguientes maneras en inglés formal:

• “Please find attached (nombre del documento).“

• “I am attaching (nombre del documento) for your review.“

• “Kindly review the attached (nombre del documento).“

• “Enclosed is (nombre del documento) for your consideration.“

Conclusión

Este bloque culmina toda la comunicación y es donde debes despedirte de forma profesional y sensata.

Por tanto, una vez hayas incluido todo lo que quisieses transmitir, puedes valerte de frases como las siguientes para despedirte y dar las gracias:

• “Let me know if you need anything else.“
• “If you have any questions, do not hesitate to contact me.“
• “Please, feel free to contact me if you have any questions.“

• “Please let me know if there’s anything I can assist you with.“

• “Should you require additional assistance, feel free to reach out to me.“

• “Thank you for your help.“

Antes de firmar el correo, recuerda indicar al destinatario que esperas una respuesta a tu correo. Puedes expresarlo de alguna de las siguientes maneras:

• “I look forward to hearing back from you soon.“

• “Your prompt reply would be greatly appreciated.“

• “I’m looking forward to your swift reply.“

• “I eagerly await your response.“

Es indispensable que siempre firmes el correo electrónico con tu nombre

En su defecto, hazlo con una firma electrónica que te identifique como remitente del correo, siendo indispensable que coloques la siguiente información como firma del email:

• Nombre
• Puesto que se ocupa en la empresa
• Nombre de la compañía a la que representas
• Información de contacto particular

Ten en cuenta las reglas mencionadas de la redacción profesional en inglés y procura siempre redactar de la manera más formal posible siempre que sea necesario.

Consejos para redactar un email en inglés profesional

Los emails en inglés informales abundan en la red y pueden causar una mala reacción en el destinatario que podría dañar e incluso acabar con una buena relación con clientes o proveedores internacionales. Por consiguiente, acuérdate de aplicar siempre estas recomendaciones: 

• Evita hacer uso alguno de mayúsculas en las redacciones formales en inglés, ya que las mayúsculas se pueden interpretar como una forma desesperada de llamar la atención lo que, contrario a lo que parece, hará que toda comunicación sea vistas de manera más informal de lo que aparenta.

• Utiliza siempre una dirección de correo electrónico seria y muy formal, dejando de lado ese correo electrónico que seguramente creaste hace un par de años atrás. ¡Esto demuestra profesionalismo sin duda!

• Evita utilizar las siguientes palabras al redactar un correo electrónico en inglés formal: 

• • “Best”
  • “Kind regards”
  • “Best wishes”
  • “Best regards”
  • “Thanks” (así a secas)
  • “Regards” (así a secas)

• No utilices abreviaciones dentro de un email profesional en inglés. Pese a lo cómodo que pueda ser implementarlas, dichas abreviaciones puedan dar la impresión de que el mensaje no es lo suficientemente importante como para ser expresado con toda la claridad que permite el idioma escrito. En vez de escribir “I’m María”, opta por escribir “I am María”.

• Utiliza el presente continuo en vez del presente simple, ya que este suena mucho más profesional y formal que el presente tradicional. ¡Esto también aplica para el saludo formal en inglés en email!

Ahora sí, sabiendo cómo empezar un email en inglés, cómo despedirse en un email en inglés y hasta cómo hacer un email formal en inglés, ¿a qué esperas para poner todo esto en práctica?

En Kleinson podemos ayudarte a formar a todo tu equipo para dotarles de las herramientas y técnicas indispensables para tener un estilo de redacción en inglés impoluto y único. No dudes en consultar nuestro curso de comunicación escrita en inglés.